檔案管理制度

淮北市人力資源服務(wù)有限責任公司

檔案管理制度

一、目的

為規范檔案管理，保證歸檔文件的完整性、準確性，發(fā)揮檔案材料的作用，特制定本管理制度。

二、范圍

本制度適用于公司文件登記、整理、保管、借閱等各個(gè)環(huán)節的管理工作。

三、職責

3.1 行政人事部為檔案管理的歸口部門(mén)，負責檔案資料的日常管理工作。

3.2 各部門(mén)負責收集文件資料，按制度時(shí)間及時(shí)歸檔。

四、內容

1、 納入檔案管理的范圍

1.1 公司《營(yíng)業(yè)執照》、《勞務(wù)外包許可證》、《人力資源服務(wù)許可證》、《銀行開(kāi)戶(hù)許可證》、《機構信用代碼證》等證照。

1.2 公司公司章程、公司章程修正案、股東會(huì )議決議、公司管理制度、公司年度總結、審計報告、會(huì )議紀要、通知等。

1.3 各類(lèi)登記表、審批表、備案表、公司有關(guān)證照資質(zhì)年審上報材料等。

1.4 公司員工、勞務(wù)外包員工、崗位外包員工等人事檔案等。

1.5 各類(lèi)經(jīng)濟合同、協(xié)議書(shū)、意向書(shū)、約定書(shū)和各種對外文件范本等。

1.6 各類(lèi)登記臺賬、交接單、簽收單等；

1.7 財務(wù)原始憑證等

1.8 其他重要資料等。

2、文件檔案的管理

2.1 公司制度、通知等進(jìn)行編號，經(jīng)傳閱后進(jìn)行歸檔保存，以備隨時(shí)查閱。

2.2 業(yè)務(wù)項目完成后一周內，負責人或其指定的專(zhuān)人按歸檔要求，將本項目文件檔案形成完整的文件盒歸檔。

3、文件檔案保管方式

3.1 公司紙制文件保管要求按類(lèi)別裝盒，按照文件內容列出明細表。如果一個(gè)文件盒容納不下，可形成多個(gè)文件盒。文件夾的外面貼好標識，注明項目名稱(chēng)、編號。編號為 2020—01 XX 公司，前面為年月，后面為外包公司名稱(chēng)。

3.2 文件盒在文件柜中劃定固定位置，按編號的順序排列歸檔管理。

3.3 檔案日常按分類(lèi)歸各部門(mén)具體負責管理，定期歸檔交由行政人事部管理。

4、文件資料的借閱

4.1 文件柜由行政人事部保管，查閱文件后要按原來(lái)順序重新歸位。如需查閱文件或復制資料，須經(jīng)行政人事部登記。

4.2 公司員工外出需要攜帶文件原件，由本人經(jīng)行政人事部登記后方可借出，文件完整歸還后備注返回日期。

4.3 借閱文件用完后要及時(shí)歸還，一般不得超過(guò)一周。如果去外地公出攜帶文件原件，歸還日期可根據出差日期而定，公出結束上班后 3 日內歸還。保管人員有權催促借閱者及時(shí)歸還文件。

5、文件資料的保管期限

公司文件保管期為永久、長(cháng)期和短期三種，長(cháng)期為 5-10 年，短期為 5 年以下。證件類(lèi)等為永久；剩余視具體情況而定。

6、其他

6.1 正在辦理過(guò)程中的各類(lèi)業(yè)務(wù)沒(méi)有結論性意見(jiàn)，或未完成審批過(guò)程形成的材料（如只參加工傷保險的勞動(dòng)合同、正在辦理工傷申報、傷殘等級鑒定、各項待遇審批表、尚未處理的勞動(dòng)爭議材料等）由業(yè)務(wù)部門(mén)管理。

6.2 業(yè)務(wù)經(jīng)辦過(guò)程中經(jīng)常使用的《工資手冊》、《失業(yè)保險手冊》、《各類(lèi)銀行業(yè)務(wù)回單卡、查詢(xún)卡、收款卡》、《發(fā)票認購簿》、《發(fā)票》等由業(yè)務(wù)部門(mén)負責管理。

6.3 建立原始憑證移交簽收制度，對于不符合要求的原始憑證行政人事部有權拒絕接收，待符合要求后辦理移交手續。

6.4 已經(jīng)入檔的原始憑證原則上不得帶出檔案室，對于辦理業(yè)務(wù)使用頻率較高，經(jīng)常需要提供有關(guān)原始憑證復印件的各業(yè)務(wù)部門(mén)要做好留存復印件的準備。

6.5 公司所有文件每年年底進(jìn)行一次清理工作，要求全體員工參加，包括個(gè)人保管的文字資料都要進(jìn)行清查，該歸檔的辦理歸檔手續，該銷(xiāo)毀的統一處理。清查的重點(diǎn)是無(wú)效文件，避免其給工作造成不必要的錯誤。

6.6 公司所有文件每年年底進(jìn)行一次清理工作，要求全體員工參加，包括個(gè)人保管的文字資料都要進(jìn)行清查，該歸檔的辦理歸檔手續，該銷(xiāo)毀的統一處理。清查的重點(diǎn)是無(wú)效文件，避免其給工作造成不必要的錯誤。

7、處罰

公司各部門(mén)若未及時(shí)歸檔上交的，經(jīng)行政人事部催交仍無(wú)理由拖延不交的，處以50 元/次罰款；凡借閱未及時(shí)歸還的，經(jīng)行政人事部催交仍無(wú)理由拖延不還的，處以50 元/次罰款；凡借閱遺失或泄露商業(yè)機密者，視情況嚴重程度追究其相關(guān)責任。